Google Meet geeft meer zeggenschap over AI-notulen

Google geeft scholen en instellingen meer controle over de AI-functie Take notes for me in Google Meet. Beheerders kunnen straks kiezen om automatische AI-notulen alleen toe te staan bij bijeenkomsten met drie of meer deelnemers. Ook gebruikers krijgen die keuze voor hun eigen vergaderingen.

Dat lijkt een kleine instellingenwijziging, maar is voor onderwijs relevant. Online lessen, mentorgesprekken, teamoverleggen en oudergesprekken kunnen allemaal gevoelige informatie bevatten. Een vaste instelling voor iedere Meet-sessie past daar niet altijd bij.

Wat verandert er precies?

Google kondigde de wijziging op 16 juli 2026 aan in het officiële Workspace Updates-blog. Tot nu toe konden beheerders automatische AI-notulen alleen voor alle vergaderingen aan- of uitzetten. Daar komt een derde optie bij: alleen automatisch notuleren bij vergaderingen met minimaal drie deelnemers.

De beheerdersinstelling rolt nu uit en moet volgens Google uiterlijk 3 augustus zichtbaar zijn. Voor eindgebruikers volgt de vergelijkbare optie niet eerder dan 21 september. De nieuwe standaard heeft vóór die datum nog geen effect op gebruikers.

Google noemt ook expliciet Google AI Pro for Education. Voor die onderwijsadd-on staat de nieuwe instelling standaard uit. Dat geldt eveneens voor Enterprise Standard, Enterprise Plus en Frontline Plus. Bij Business Standard en Business Plus staat zij volgens Google juist standaard aan. Controleer daarom altijd de feitelijke instelling van het eigen domein; licenties en eerdere deelname aan het Gemini Alpha-programma kunnen verschil maken.

Kansen in de onderwijspraktijk

Bij teamoverleggen, vaksecties en projectgroepen kunnen AI-notulen helpen om besluiten, taken en vervolgafspraken terug te vinden. Voor studenten kan een gedeeld verslag van een online projectoverleg ondersteuning bieden bij planning, toegankelijkheid en samenwerken. Een drempel van drie deelnemers voorkomt bovendien dat automatische notulen per ongeluk bij elk één-op-ééngesprek worden gemaakt.

De nieuwe keuze kan ook helpen om gebruik gerichter te organiseren. Een school kan bijvoorbeeld instellen dat notulen standaard beschikbaar zijn voor grotere overlegvormen, terwijl een docent of begeleider per situatie afweegt of die functie wenselijk is.

Privacy: drie deelnemers is geen veiligheidsgrens

De wijziging lost privacy niet vanzelf op. Ook een vergadering met drie mensen kan gaan over leerlingzorg, verzuim, beoordelingen, stage, personeelszaken of een conflict. Automatisch gemaakte samenvattingen kunnen bovendien minder nuance bevatten dan de deelnemers bedoelden.

Vooral bij mentorgesprekken, ondersteuningsteams, oudercontact en beoordelingen is vooraf toestemming en een duidelijke doelafweging nodig. Maak zichtbaar dat AI-notulen aanstaan, spreek af wie het verslag mag zien en corrigeer feitelijke fouten voordat het verslag verder wordt gedeeld. Gebruik de functie niet als vervanging van professionele verslaglegging wanneer een dossier of besluitvorming daarom vraagt.

Wat beheerders nu kunnen doen

• Controleer in de Admin-console welke Meet-instelling nu actief is en voor welke groepen.
• Leg vóór 21 september vast bij welke typen bijeenkomsten AI-notulen wel en niet mogen worden gebruikt.
• Informeer docenten, studenten en ondersteunend personeel over zichtbaarheid, toegang en correctie van de samenvatting.
• Neem gevoelige gesprekken expliciet op in het privacy- en AI-beleid; “minimaal drie deelnemers” is geen toestemming.
• Test de instelling eerst met een kleine groep en evalueer of de notulen bruikbaar, juist en toegankelijk zijn.

De winst van deze update zit in meer zeggenschap over een bestaande AI-functie. Voor onderwijsprofessionals is dat vooral een kans om notulen doelgerichter in te zetten. De belangrijke vervolgstap blijft menselijk: per gesprek bepalen of automatisch vastleggen passend, veilig en didactisch verantwoord is.